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「園舎の健康診断」とはどんなサービス？
フロアコーティングを中心に、建物・住まいに関する幅広い事業を展開している「株式会社エコテック（創業30年のフロアコーティングの老舗）」様。全国に展開中の「園舎の健康診断®」事業は、幼稚園や保育園の建物を第三者が公平な視点で診断し、老朽化や安全面などの指摘事項を園のスタッフと共有して改善するサービスです。
この「園舎の健康診断®」に欠かせない報告書作成を劇的に効率化したのがRaccoonPro。当初は報告書作成の効率化と簡略化を目指して開発をスタートし、数々の改良を経て、現在では園舎の運営管理に欠かせないツールへと進化しました。エコテックのソリューション事業部 部長 寺西宏晃様に、Raccoon導入に至る背景や成果、今後の展望を伺いました。
エコテックさん、そしてソリューション事業部の概要を教えてください。
まずエコテックとしては床のコーティングという基盤事業がありました。古い床を研磨してコーティングし、生活環境を改善するという取り組みです。その中で、 ソリューション事業部では特に幼稚園・保育園・こども園（以下：児童福祉施設）に注力して床コーティングの事業 を行なってきました。私自身も二児の父親であり子供を保育園に預けています。保育園では園児が床に接していることが多いですよね。場合によっては裸足保育を大切にしている園もあります。そのような環境でトゲや傷、ササクレがありメンテナンスが行き届いていないと園児の怪我や事故の原因になります。一般的な住居やビルよりも 保育園というのは教育環境として床の品質は重要 だと感じています。
そこでエコテックでは20年以上にわたり、この園舎の床をコーティングするという取り組みを重視してきました。2021年に「eep（園児の床 enjoy project）」という名称を付けて児童福祉施設の教育環境改善に取り組んできました。eepには3つのサービスがありますが、そのうちの一つが 今回デジタル化の対象となった「園舎の健康診断®」です 。「園舎の健康診断®」はその名の通り 児童福祉施設の建物を点検して健康診断結果を提供し、建物の状況を把握していただくサービス です。
園舎もこの10年の共働き世帯増加による政府主導の保育園新設や、認定こども園制度の創設などもあり、だいぶ動きがありましたよね。一方で全国に老朽化した園舎も沢山あると思います。計画的にメンテナンスしなければいけませんが、実際はどうですか。
やはり運営する法人や園長さんの方針で異なりますね。ただ総じて言えることは皆さんは保育のプロではあるものの、建物のプロではないんですよね。ですので 本当に修繕が必要なのか、放っておいたらどうなるのか、判断が付かない方が殆どだと思います 。建物も借地である場合はオーナー様の意向もあるのでさらに問題が複雑になります。
当社が行なっている診断サービスは建築のプロが実施しているんですね。プロの目線で本当に建物の状態を把握し診断して、現状と必要な修繕目安を提案しています。ですのでエコテックの健康診断は、第三者目線をしっかり保ちながら、 「今の園舎状態が一目でわかる」「何を優先順位に修繕すべきか」「未来を考えコストを抑えた建物管理をサポート」これらをキーワードとして展開しています 。
報告書作成に費やしていた時間と労力は相当なものでした
これまでその報告書はデジカメ・エクセルを使って手作りで行なっていました。それについてはどうでしたか。
それはもう大変煩雑でしたね。現地でデジカメで撮影するまではいいのですが、事務所に戻ってSDカードをPCに取り込み、点検部位ごとにフォルダ分けします。多いと300枚以上も写真があるので、その時点で結構時間を費やしますね。さらに写真を精査して報告書に掲載するものを選定していました。
さらに報告書の作成はそこからが大変で、選定した写真をリサイズしてエクセルにレイアウトしていました。点検箇所ごとにまとめるので全体で20ページぐらいになり、各ページに7枚ずつの写真を貼り付けていきます。さらにコメントもテキストで書いていました。コメントはある程度定型化はされていますが、診断員が持ち帰って感想を書くのでどうしてもバラツキが出てしまいますよね。 結果的にどんなに急いでも報告書の作成は最低3時間かかり、一日の診断はよくて2件が限界でした 。
当初はだいぶ苦労している様子が伺えました。まず始めは弊社クラウドサービスのRaccoonをご利用いただきました。これはどうでしたか。
まずスマホで撮影するとクラウド上に写真がアップされるので、遠方で診断していても事務所でリアルタイムに把握することができるようになりました。それだけでも前段の写真整理はかなり効率良くなりました。ただ報告書作成における全体の工程はそれほど短縮できなかったかなと思います。写真選定を終えた後の報告書作成にかなりの時間がかかっていましたね。
そんな利用状況を伺って、当社からフルカスタムのアプリの提案をさせていただきました。
そうですね。始めは正直フルカスタムのアプリにして何がどう変わるのかあまりイメージがつかなかったんですよね。でも牧野さんから これまでに制作したフルカスタムの写真付き報告書アプリのサンプルを見せていただいたので、なんとなく全体像が見えてきましたね 。
「正にこういうことがやりたかった」と腹落ちして、アプリ化によるイメージが一気にできあがりました 。
使い手の意見を反映しながら一緒に作り上げ、希望が全て詰まったアプリが完成
当社の場合はアジャイル開発方式といって細かい仕様までは決めずにモックアップを作りながら改善していくアプローチを取りました。このアジャイル方式はどうでしたか。
本当にそれで良かったと思いますね。 アプリ化といっても具体的に各画面や機能をどうしていいか言葉にするのは難しかったので、トライプランニングさんから使い方や画面、報告書のイメージをいくつも提案していただきながら詳細を詰めていけたのが良かった と思ってます。
ディスカッションを始めたころに比べて開発中盤になると目指すアプリのイメージもだいぶ変ってきましたよね。始めは「報告書作成を効率化する」という視点が強かったのですが、徐々に「お客様にどう使って欲しいか」という観点のアイデアが多くなってきたかと思ってます。そこは寺西さんのセンスが光りましたね。
やはり報告書は単なるツールだと思うんですよね。その情報を使って園舎建物をどう維持管理して修繕していくのか。そのために何をしなければいけないのか。保育のプロであっても建物のプロではない方々が どうやって修繕計画を着実に実行していくのか、お客さまの立場に立って考えるといろいろなアイデアがでてきました 。
まず園舎側にもログイン機能を持たせて、そもそも報告書を送らなくてもいい仕組みにしましたね。報告書をPDFにしても写真が多いのでかなり重いファイルになっていました。牧野さんから顧客ログインの提案をいただいてそれは便利だなと思いましたね。同時にこちらが作成したらタイムラグなく公開もできるのでお客さまも診断結果をすぐに把握出来てよいと思いました。
気軽にアプリから診断結果の確認や修繕の相談が行えれば確実に利便性は高まるかな と思いましたし、チャット機能も搭載したことでそれが実現できました。
先行リリースをして好意的なお客さまにも早めに公開しましたね。開発期間にそこまで踏み込んで顧客の反応を取りに行くのは珍しいです。
そうですね、早く知ってもらって意見をいただきたいと思っていましたので、関係の強い園舎の施設担当者の方に先行公開しました。 本当に現場では毎年の修繕だけでかなりの負荷なので、これが体系的に管理できる本サービスとアプリは本当に有用だと思います 。実際の先行公開の声を聞いてもそれが伝わってきました。
RaccoonProが事業発展の足がかりに
「園舎の運営管理には欠かせないアプリ」とのご意見もありましたね。顧客の声を反映させながらサービスとアプリを進化し続けてきた結果かと思います。当初の目的だった診断作業・報告書作成も結果的には効率化できましたか？
そうですね、報告書はすごく早くなりました。 いまは事務所に戻ってこなくても報告書ができるうえ、一日3件は廻れるようになりましたね 。以前と大違いで担当者は診断が終わった日は呑みにいってますよ（笑）。
それは地域経済のためにも大事ですね（笑）。では今後の園舎の健康診断サービスの展望を教えてください。
サービスのデジタル化やアプリ活用は施設維持管理でいえばまだ入り口だと思ってます。本当に長期スパンで保育環境を良くするという取り組みのごく一部が緒に就いたという段階なので、 園舎運営法人の課題や保育現場の課題に向き合って充実したサービスにしていきたいですね 。